مقاله‌ها
نکته‌هایی در مورد مذاکره آنلاین
برای کسانی که با مذاکره آنلاین سر و کار دارند، ایجاد ارزش و هماهنگ شدن، سختی‌های متفاوتی با مذاکره‌ی حضوری دارد.
اگر تا دیروز، بیشترِ مواردِ استفاده از مذاکره غیر حضوری مربوط به مذاکرات افراد در شهرهای مختلف یا مذاکرات بین‌المللی تجاری بود، امروزه و با شیوع ویروس کرونا، هر کسب‌وکاری بخشی از مذاکرات رو در رو را به‌صورت ویدیو کنفرانس یا از طریق ارتباطات تصویری دیجیتال برگزار می‌کند.
نتیجه‌ی وضعیت جدید، استفاده‌ی هرچه بیشتر از مذاکره آنلاین و افزایش اهمیت یاد گرفتن فنون این نوع از مذاکره است.
در این مقاله به بررسی بعضی از مهم‌ترین نکته‌ها و تکنیک‌های مذاکره غیر حضوری با رویکرد غالب بازاریابی پرداخته‌ایم.
مشکلات مذاکره آنلاین
مذاکره‌کنندگان بین‌المللی از دیرباز با سؤال چگونگی برطرف کردن موانع مختلف در مذاکره غیرحضوری از جمله موانع همدلی و فرهنگی در هنگام مذاکره روبرو بوده‌اند؟
در هنگام مذاکره‌ی عادی، زبان بدن، آداب حضور فرد و معیارهای اجتماعی، رفتار ما را هدایت کرده و رَوند مذاکره را آسان‌تر و گاهی هم یک زمینه‌ی مشترک فکری رَوند تفاهم را آسان‌تر می‌کند.
در هنگام مذاکره تلفنی، کلفتی و نازکی صدای شخص، سرعت و لحن کلام از جمله فراز و فرود صدای شخص، می‌تواند اطلاعات مفیدمربوط به آن شخص را به طرف دیگر مذاکره تلفنی منتقل کند.
حالا باید دید که در مذاکره آنلاین با طرف مذاکره خود چه نوع برخوردی باید داشت.
در این مورد به سرنخ‌های زیر توجه کنید:
گاهی در مذاکره‌های آنلاین طرفین مذاکره از نوع فرهنگ یکدیگر مطلع نیستند.
مهارت‌های بازاریابی و مذاکرات آنلاین یکی از زیرمجموعه‌های بازاریابی از راه دور است.
در این حالت برای پی بردن به این نکته که باید چه نوع رفتاری در پیش بگیرید بهتر است ضمن رفتار عادی به رفتار طرف مذاکره‌تان بیشتر دقت کنید.
در اینجا مذاکره کنندگان آنلاین با مشکل مشخصی روبرو هستند.
وقتی که تنها سرنخ شما از طرف مقابل، کلماتی است که بر صفحه‌ی مونیتور نوشته می‌شوند، برای درک طرز رفتار و منش طرف مذاکره‌تان سختی خواهید کشید.
بگذارید ابتدا د رمورد مذاکرات از طریق ایمیل یک سؤال بپرسیم:
آیا شما در هنگام نوشتن یک ایمیل در متن آن از وضعیت آب و هوا و از اینجا و آنجا هم حرف می‌زنید؟!
مشخص است که این موارد برحسب سلیقه‌ی فرد انجام می‌شود.
موضوع این است که پیام‌های الکترونیکی برای ارتباطات سریع، کوتاه و مشخص به کار می‌روند.
این نبود ظرافت در ایمیل، برای بیان تغییرات واقعی و قطعی می‌تواند مفید باشد ولی برای مذاکره‌هایی که به‌منظور همکاری انجام می‌شود و مستلزم فکر و بحث است یک مانع به حساب می‌آید.
همین موضوع در مواقعی تعیین استراتژی‌های نحوه‌ی برطرف کردن تفاوت‌های فرهنگی در طیِ مذاکره را نیز پیچیده می‌کند.
چند مشکل در یک مذاکره آنلاین که مورد بررسی قرار گرفته است
در یکی از نمونه‌های مذاکرات بین‌المللی بین کشورهای مختلف با وجود مشخص شدن موضوع و اقدامات فنی برای درک منظور طرفین، باز هم شرکت کنندگان در مذاکره آنلاین حس می‌کردند که طرف مقابلِ خود را نمی‌شناسند.
به عبارت دیگر آن حالت نسبیِ آشنایی که در ابتدای مذاکره حضوری همیشه بین مذاکره‌کنندگان وجود دارد در مذاکره آنلاین کمتر ایجاد می‌شود و حس غریبگی در مذاکره غیرحضوری نسبت به مذاکره حضوری بیشتر است.
یکی از علت‌های این موضوع این است که در مذاکره حضوری، افراد می‌توانند (هرچند به‌طور مختصر) با یکدیگر از نزدیک دیدار کرده و آشنا شوند.
موارد بالا باعث می‌شود که روند مذاکره آنلاین کندتر پیش برود؛ چون انسان‌ها در صورت ایجاد ارتباط و حس موفقیت در برقراری ارتباط است که مایل به در میان گذاشتن اطلاعات با دیگران می‌شوند و بر اساس حس برقراری ارتباط است که رو به جلو حرکت می‌کنند.
تحقیقات نشان داده که شرکت‌کنندگان در مذاکره غیرحضوری نسبت به شرکت کنندگان در مذاکره حضوری تمایل بیشتری به حفظ اطلاعات خاص و نگفتنشان نشان می‌دهند.
البته بعد از اینکه طرفین کمی با هم بیشتر آشنا شدند شرایط می‌تواند به حالت مذاکرات عادی برگردد.
نقش ایمیل در مذاکرات آنلاین
تحقیقات نشان می‌دهد که اطلاعات رد و بدل شده از طریق ابزارهای الکترونیک مانند ایمیل نسبت به اطلاعاتی که به‌طور حضوری در مذاکره و در جریان بحث و جدل‌های طرفین ارائه می‌شود آگاهی بخشی و فایده‌ی کمتری دارد.
یکی از کارشناسان (به گفته‌ی وب‌سایت هاروارد) در این باره میگوید که من ایمیل‌های مرتبط با مذاکره را متفکرانه می‌نویسم ولی فکر نمی‌کنم که طرف مقابل، آن را متفکرانه بخواند.
به عقیده‌ی این کارشناس، در هنگام ارتباط گیری با ایمیل، حس تهدید و شکست خوردن مذاکره بیشتر است.
حالت فوق، زمینه‌ساز فرستادن پیام‌های تند و تیز در ادامه‌ی مذاکره می‌شود.
در مورد ایمیل باید گفت که افراد کاری، روزانه از ده‌ها تا صدها ایمیل دریافت می‌کنند.
آن‌ها در معرض بمباران اطلاعات هستند و در این میان علی‌رغم اینکه به دنبال اطلاعات موثق می‌گردند کمتر موفق می‌شوند که از طریق ایمیل به مذاکراتی اطمینان بخش و متکی به همکاری دست پیدا کنند.
(این سخن ربطی به تأثیر ایمیل مارکتینگ ندارد و ما در مورد استفاده از ایمیل در مذاکره استفاده می‌کنیم و نه ایمیل مارکتینگ)
نکته‌ای که تحقیقات متعدد نشان داده است این است که ایمیل‌هایی که به‌منظور مذاکره رد و بدل می‌شود مقدار بسیار کمی از احساسات واقعی طرف مذاکره را به شما منتقل می‌کند و گاه حتی امکان دارد برداشتی متفاوت با آنچه مورد نظر طرف مذاکره کننده است ایجاد شود؛ بنابراین همیشه لازم است در کنار ایمیل، ابزاری تکمیلی برای ارتباط نزدیک‌تر با طرف مذاکره‌ی خود داشته باشید.
محدودیت‌های ایمیل شامل ابزارهای دیگری مانند برخی شبکه‌های اجتماعی که در آن از طریق ارسال پیام با طرف مربوطه پیام رد و بدل می‌کنیم نیز می‌شود.
چگونه در مذاکره آنلاین به احساسات افراد پی ببریم؟
- در مذاکره آنلاین رک باشید: در گام اول باید به‌جای اینکه سعی کنید از لابه‌لای سطرهای ایمیل یا گفته‌های طرف مذاکره در ارتباط آنلاین به احساسات او پی ببرید، خیلی ساده احساسات خودتان را به‌طور رک و شفاف بیان کنید.
مثلاً اگر فکر می‌کنید که پیشرفت مذاکرات آنلاین شما کند است، بگویید: «من حس می‌کنم که پیشرفت مذاکره‌ی ما کند است» یا: «من بی‌صبرانه منتظر پیشرفت مذاکراتمان هستم.»
- مرتب از طرف مذاکره سؤال کنید: برای پی بردن به احساسات طرف مقابل از او سؤال‌های هوشمندانه بپرسید، مثلاً اگر احساس می‌کنید که پیشنهاد شما به مذاق طرف مذاکره خوش نیامده بلافاصله سؤال کنید که: «حس می‌کنم که آخرین پیشنهاد من شما را کمی نگران کرده است؛ آیا این حس من درست است؟»
- سعی کنید دیدار حضوری یا حداقل تلفنی نیز داشته باشید: سعی شما باید بر این باشد که با طرف مذاکره آنلاین گاهی یا حداقل یک بار، دیدار حضوری یا حداقل، تلفنی نیز داشته باشید، این موضوع به تحکیم روابط شما کمک خواهد کرد.
نکاتی که حتماً باید در مذاکره ویدیویی در نظر بگیرید
حرکات دست و بدن خود را داخل کادر دیداری انجام دهید- اجازه ندهید صداها یا تصاویر اتفاقیِ مزاحم در کادر دیداری، دقت طرف مقابل را به هم بزند.
- بک گراند شما باید حالت بی‌طرف و استاندارد داشته باشد.
- لباس استاندارد بپوشید.
- سعی کنید از بهترین ابزارهای کنفرانس ویدیویی استفاده کنید، بروز اشکال فنی می‌تواند مذاکره را به هم زده و یا حداقل، حس نامطلوبی در طرفین ایجاد کند.
- به موضوع امنیت مذاکره توجه کنید.
طرف‌های مذاکره می‌توانند پنهانی مذاکره را ضبط کنند یا افرادی دیگر به توصیه‌ی یک یا هر دو طرفِ مذاکره می‌توانند پنهانی شاهد مذاکره ویدیویی باشند.
اگر در مورد محرمانه ماندن مذاکره آنلاین نگران هستید، پیش از مذاکره با طرف مربوطه در مورد آن به توافق برسید، یا انجام قسمت‌های محرمانه‌ی مذاکره را به دیدار حضوری موکول کنید.
یک پیشنهاد ویژه برای شما
اگر می خواهید بر مهارت مذاکره آنلاین مسلط شوید، همین حالا می‌توانید دوره آموزشی مذاکرات آنلاین را با ۹۰% تخفیف سفارش دهید.
واقعا عالی ، ممنون از زحمات شما
درودو سپاس از لطف شما
ممنون از اینکه همراه هستید
لطف دارید و بسایر ممنونم