با اصول و فنون مذاكره آشنا شوید

اگر می‌خواهید در زندگی اجتماعی و فردی با موفقیت روبرو شوید، به اصول و فنون مذاكره توجه داشته باشید. هر فرد در هر جایگاه اجتماعی برای حفظ منافع خود نیاز به مذاکره اصولی و کارآمد خواهد داشت. مذاکره غیرحرفه‌ای هیچ فایده‌ای ندارد. خوشبختانه، مذاکره اصولی به عنوان یک مهارت اکتسابی در نظر گرفته می‌شود. به عبارت دیگر، با آموزش و تمرین می‌توان مهارت‌های خود در ‌مذاکره‌ را به میزان قابل توجهی بهبود داد.

آشنایی اولیه با اصول و فنون مذاكره

اختلاف و عدم توافق در زندگی حرفه‌ای اجتناب‌ناپذیر است. با این وجود، با استفاده از اصول مذاکره می‌توان اختلافات بین دو یا چند نفر را به راحتی برطرف کرد. به عبارت دیگر، مذاکره به عنوان یک بحث کارآمد به منظور حل و فصل اختلافات بین طرفین شناخته می‌شود. اصول ‌مذاکره‌ معمولاً برای دستیابی به یک توافق برد-برد بکار می‌روند. به طور خلاصه، مذاکره به عنوان نوعی داد و ستد برای رسیدن به یک مصالحه در نظر گرفته می‌شود. (پیشنهاد می‌کنیم مقاله انواع مذاکره را بخوانید)

با این وجود، مذاکره تنها زمانی منجر به توافق و مصالحه می‌شود که اصولی و حرفه‌ای باشد. اطلاع از اصول و فنون مذاکره دستیابی به توافق بین طرفین در کوتاه‌ترین زمان ممکن را فراهم می‌کند. تبدیل شدن به یک مذاکره‌کننده موفق و حرفه‌ای نیاز به تمرین دارد. در واقع، با یادگیری اصول اولیه مذاکره می‌توان بسیاری از مشکلات حرفه‌ای و اجتماعی خود را بدون درگیری برطرف کرد.

اگر می‌خواهید به یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای خوب تبدیل شوید، چهار اصل زیر را به یاد داشته باشید:

1. آماده‌سازی
2. مذاکره یکپارچه
3. مذاکره اصولی
4. آگاهی فرهنگی

این اصول به شما کمک می‌کنند تا بدون اتلاف وقت به یک راه‌حل کارآمد دست پیدا کنید. در ادامه، به توضیح هر یک از این اصول می‌پردازیم.

۱- تضمین موفقیت در مذاکره با آماده‌سازی

یکی از اصلی‌ترین اصول و فنون مذاکره آماده‌سازی و برنامه‌ریزی است. با کسب آمادگی می‌توان موفقیت در مذاکره را تضمین کرد. مذاکره نیز مانند هر فرآیند دیگری به برنامه‌ریزی نیاز دارد. در نتیجه، پیش از شروع مذاکره بر هدف خود از ایجاد مصالحه و نحوه به دست آوردن توافق برای حل و فصل اختلاف تمرکز داشته باشید. هدف هر فرد از مذاکره با نام TP شناخته می‌شود.

نقطه هدف یا TP هر فرد با توجه به علایق و اولویت‌ها تعیین می‌شود. در نتیجه، رسیدن به نقطه هدف در مذاکره دور از ذهن به نظر می‌رسد. به همین دلیل است که بدترین نقطه توافق با نام RP در نظر گرفته می‌شود. رسیدن به این نقطه به معنای متضرر شدن شما در فرآیند مذاکره خواهد بود. در مجموع، با دانستن نقاط RP و TP می‌توان مسیر مذاکره را مرزبندی کرد. به عبارت دیگر، پیشنهادات مذاکره در این چارچوب ارائه می‌شوند.

به این نکته توجه داشته باشید که داشتن یک پیشنهاد جایگزین می‌تواند موفقیت شما در مذاکره را تضمین کند. فاش کردن پیشنهاد جایگزین تنها زمانی توصیه می‌شود که امیدی به دستیابی به یک توافق برد-برد بین طرفین مذاکره وجود ندارد. به طور کلی، سعی کنید پیشنهاد جایگزین قوی و منطقی داشته باشید تا در صورت نیاز از آن استفاده کنید.

۲- از ‌مذاکره‌ یکپارچه پیروی کنید

نتیجه مذاکره نباید برد-باخت باشد. اگر یکی از طرفین سود ببرد و دیگر متضرر شود، مذاکره به صورت اصولی انجام نشده است. مذاکره یکپارچه، یکی دیگر از مهم‌ترین اصول مذاکره در نظر گرفته می‌شود که توافق برد-برد را تضمین می‌کند. در این مذاکره، موقعیت برد-برد به گونه‌ای ایجاد می‌شود که هر دو طرف مذاکره از پیشنهاد مذاکره‌کننده سود ببرند.

در مذاکره یکپارچه معمولاً از تکنیک‌های مختلفی استفاده می‌شود. از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به گوش دادن، سوال پرسیدن و به اشتراک گذاشتن علایق اشاره کرد. این نوع مذاکره بدون درک منافع طرف مقابل و ایجاد اعتماد امکان‌پذیر نخواهد بود. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نوع مذاکره می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. ایجاد موقعیت برد-برد برای هر دو طرف مذاکره
2. برخورداری از ماهیت مشارکتی و ایجاد اتحاد بین دو طرف
3. تمرکز بر دستیابی به یک نتیجه سودمند دوجانبه
4. ارتباط باز و سازنده
5. بکارگیری استراتژی موثر برای از بین بردن اختلاف و تعارض بین دو طرف مذاکره

به این نکته توجه داشته باشید که پیش بردن این نوع مذاکره نیاز به خلاقیت دارد. به عبارت دیگر، خلاقیت به شما کمک می‌کند تا فرصت‌های بیشتری برای ایجاد موقعیت برد-برد به دست آورید.

۳- مذاکره اصولی؛ نگرش، استراتژی و سبک

از مهم‌ترین عناصر مذاکره می‌توان به نگرش، استراتژی و سبک اشاره کرد. مذاکره اصولی به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به رقابت یا سازش به نتیجه ایده‌آل دست پیدا کنید. این نوع مذاکره از چهار عنصر تشکیل می‌شود که عبارتند از:

1. جدا کردن فرد از مشکل: به این نکته توجه داشته باشید که تخریب، تحقیر یا شکست دادن فرد در مذاکره به هیچ عنوان قابل قبول نیست. هدف از مذاکره، برطرف کردن مشکل است. در نتیجه، با شخصیت طرف مقابل کاری نداشته باشید. گوش دادن فعالانه و درک منافع طرف مقابل می‌تواند به ایجاد اعتماد کمک بسیار زیاد کند.
2. تمرکز روی علایق نه موقعیت‌ها: با تمرکز کردن روی علایق خود و طرف مقابل می‌توان به بهترین نتیجه ممکن دست پیدا کرد.
3. بررسی گزینه‌های مختلف: در مذاکره به دنبال بررسی گزینه‌هایی باشید که در راستای حفظ منافع هر دو طرف باشند. این گزینه‌ها به شما کمک می‌کنند تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن به یک توافق کارآمد دست پیدا کنید.
4. استفاده از معیارهای عینی: رعایت انصاف و عدالت از مفاهیم ذهنی به شمار می‌روند که تاثیر بسیار زیادی بر مذاکره اصولی دارند. به همین دلیل است که داشتن یک استراتژی خنثی در مذاکره می‌تواند به شما کمک بسیار زیادی کند.

با رعایت این موارد می‌توانید مذاکره را به صورت اصولی پیش ببرید و به یک توافق دوجانبه دست پیدا کنید.

۴- آگاهی فرهنگی؛ زیربنای هر استراتژی مذاکره

بسیاری از مذاکره‌های ناموفق به دلیل عدم توجه به ارزش‌های طرف مقابل به نتیجه نمی‌‌رسند. به عبارت دیگر، هر مذاکره نیاز به استراتژی درست دارد. تجربیات اجتماعی معمولاً نوع رفتار هر فرد در مذاکره‌ها را شکل می‌دهند. توجه کردن به فرهنگ و تجربیات اجتماعی طرف مقابل از اصول اولیه هر مذاکره هدفمند و موفق به شمار می‌رود. آگاهی از ارزش‌های فرهنگی نه‌تنها محترمانه است بلکه از رفتارهای نادرست و هنجارشکن نیز جلوگیری می‌کند.

برای تسلط به اصول و فنون مذاكره به چه مهارتهایی نیاز داریم؟

به طور کلی، مذاکره را می‌توان به دو دسته تقسیم‌بندی کرد: مذاکره تلفیقی و مذاکره توزیعی. مذاکره تلفیقی بر منافع طرفین مذاکره تمرکز دارد در حالی که طرفین مذاکره توزیعی برای سود بیشتر وارد چانه‌زنی می‌شوند. در هر دو حالت، مذاکره‌کننده باید از مهارت‌های مشخصی برخوردار باشد. از مهم‌ترین مهارت‌هایی که هر مذاکره‌کننده باید داشته باشد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. توانایی ارائه پیشنهادات جایگزین
2. تعیین روند جلسه مذاکره (مشخص کردن زمان و مکان درست و مناسب)
3. آماده کردن گزارش از جزئیات و حواشی
4. گوش دادن فعالانه و شنود موثر
5. مطرح کردن سوالات مناسب برای دستیابی به یک توافق دوجانبه
6. توانایی در نظر گرفته جنبه‌های مختلف موضوع مورد بحث
7. توجه به دام‌های مذاکره
8. ارائه همزمان چند پیشنهاد سودمند
9. امتحان کردن قراردادهای احتمالی
10. برخورداری از توانایی برنامه‌ریزی برای پیش بردن مذاکره

به طور کلی، در هر مذاکره حتماً باید به فاکتورهایی ازقبیل: طرفین مذاکره، برقراری ارتباط، سطح تعهد، روابط بین طرفین، گزینه‌های واقع‌گرایانه و گزینه‌های جایگزین توجه کرد.

معرفی برخی از مهمترین اصول و فنون مذاكره

تکنیک‌های کاربردی زیر به شما کمک می‌کنند تا مذاکره خود را عادلانه و موفق پیش ببرید:

1. قرار دادن خود در موقعیت طرف مقابل: با درک موقعیت طرف مقابل، پیروزی در مذاکره آسان‌تر به دست می‌آید.
2. شخصیت واقعی خود را ارائه دهید: شخصیت شما در طول مذاکره با ساعات عادی زندگی نباید تفاوت داشته باشد. در واقع، خواسته شما در مذاکره باید متناسب با شخصیتی که دارید، باشد.
3. درک زمان مناسب برای انجام مذاکره: ارائه درخواست یا پیشنهاد مذاکره باید در زمان درست انجام شود. در غیر اینصورت، هیچ فایده‌ای نخواهد داشت.
4. تحت تاثیر قرار دادن طرف مقابل در مذاکره با صمیمیت: صمیمیت عاطفی، فکری، تجربی و معنوی می‌تواند طرف مخالف را خلع سلاح کند.
5. دست کم نگرفتن خود: در مذاکره حرفه­‌ای، خود را دست کم نگیرید. شما می‌توانید بهتر از هر مذاکره‌کننده دیگری به موفقیت دست پیدا کنید.

سخن پایانی

برای موفقیت در مذاکره حرفه­‌ای، توجه کردن به زبان بدن، گوش دادن فعال، دقت به جزئیات، برخورداری از قدرت نه گفتن و تسلط بر هیجانات اهمیت بسیار زیادی دارند. علاوه بر این، مذاکره‌کننده می‌تواند از هوش هیجانی خود برای رسیدن به یک نتیجه سودمند ولی منصفانه استفاده کند. با تمرین می‌توانید مهارت‌های خود در زمینه مذاکره را بهبود دهید. اگر به دنبال یادگیری اصولی مذاکره هستید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله بهترین کتابهای مذاکره را نیز بررسی کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نکات کلیدی اصول و فنون مذاكره همین امروز با مرکز مذاکره ایران تماس بگیرید.

منبع: Forbes